Saiba Como Fazer um Organograma de Call Center

Saiba Como Fazer um Organograma de Call Center
Saiba Como Fazer um Organograma de Call Center

Em uma empresa, a organização é fundamental para o funcionamento adequado de todos os processos. Nesse sentido, um organograma de call center tem o propósito central de fornecer um modelo estrutural capaz de apresentar, de maneira hierárquica, as relações entre diferentes setores de uma organização, visando a maior efetividade.

Neste artigo do blog Sincronismo falaremos sobre como fazer um organograma capaz de preencher todos os gargalos operacionais do seu call center, tornando os processos mais eficientes e melhorando a receita da empresa. 

Como é a estrutura e importância do organograma de Call Center?

O organograma de call center consiste em um gráfico capaz de representar a estrutura organizacional da empresa. Esse diagrama expõe todas as divisões e setores da companhia, desde os diferentes setores até os cargos existentes e como a comunicação entre eles se dá. 

Ele é importante para profissionalizar e tornar o call center mais eficiente, sendo possível  definir responsabilidade entre os diferentes cargos da hierarquia, para que deleguem funções aos seus respectivos funcionários sob seu comando da melhor maneira possível. 

Tipos de Organogramas

Como dissemos, o organograma de call center é um gráfico pensado para melhorar os processos de uma empresa, por esse motivo existem diversos modelos usados para representá-lo, são eles:

  • Clássico ou vertical – o organograma clássico ou vertical é o mais utilizado entre as empresas de call center. Sua elaboração é feita com retângulos que representam todos os setores e linhas que fazem parte da cadeia hierárquica, além da comunicação que se dá entre eles; 
  • Em barras – como o nome sugere, o organograma em barras é representado por retângulos que partem de uma base vertical, como um gráfico clássico no qual os maiores retângulos representam o tamanho da autoridade que cada setor ou cargo possui; 
  • Informativo – Apresenta o maior número de informações relativas a cada setor e cargo da empresa; 
  • Radial – também chamado de organograma solar ou circular, ele mostra o macrossistema do call center, ou seja, engloba os sistemas e valores culturais e de subculturas da empresa de modo a expor suas informações de maneira detalhada para que os gestores ajam em prol da melhoria de cada setor; 
  • Setorial – esse tipo de organograma é elaborado com círculos que se convergem, representando os variados níveis de autoridade do call center a partir do círculo central.

Como criar um organograma

Agora que já conhecemos os diferentes tipos de organogramas para call center é hora de saber como fazer o modelo ideal para sua realidade. 

Antes de iniciar é necessário listar todos os cargos existentes na sua empresa, não apenas aqueles que trabalham diretamente com o atendimento ao cliente e gestores, mas também a equipe administrativa, de limpeza, segurança, entre outros. Em seguida organize esses cargos de acordo com a posição hierárquica que cada um possui. A escolha do modelo vai ilustrar como cada setor e cargo se comunicam.

Com essas informações em mente é hora de colocá-las no modelo mais adequado para o seu call center, algumas ferramentas como o Word ou aplicativos focados na comunicação empresarial, como o Trello, ajudam a organizar todas essas informações. 

Por fim, o organograma demonstra para todos os envolvidos na empresa como funciona o fluxo organizacional. O resultado são processos realizados de maneira mais eficiente e isso se reflete diretamente na maneira como os colaboradores interagem com os clientes, que por sua vez notam a melhora nos processos, gerando um novo ciclo saudável de funcionamento. 

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