Uma empresa, independentemente de qual seja seu segmento, pode receber ligações todos os dias. É comum que esse detalhe passe despercebido, mas é essencial que seja feita a gestão de ligações, pois caso contrário a experiência dos clientes em relação ao contato com a empresa pode ser fortemente prejudicada.
Ter uma gestão de ligações de boa qualidade é um diferencial que pode cativar os clientes e fazer com que eles fiquem completamente satisfeitos com os produtos ou serviços oferecidos. Por isso, a adoção de um sistema de gestão de ligações deve ser feita o quanto antes, para evitar maiores problemas e oferecer um excelente atendimento.
Importância da Gestão de Ligações
A gestão de ligações tem mais influência em empresas de maior porte, que recebem ligações praticamente o dia inteiro. Porém, mesmo empresas menores podem se beneficiar dessa prática, já que ela constitui uma parte muito importante de várias políticas de atendimento ao cliente.
O uso correto de um sistema de gestão de ligações pode fazer com que a empresa passe uma imagem de confiança e credibilidade aos clientes, já que essa é uma prática comumente adotada por grandes empresas e corporações. Porém, por outro lado, utilizar um sistema de baixa qualidade pode transparecer exatamente o contrário, ou seja, que a empresa não se preocupa com o atendimento ao cliente.
Algumas das características de um sistema de gestão de ligações eficiente são as seguintes:
- Mensagem de Bem-Vindo – Uma mensagem personalizada pode ser gravada e tocada no começo de todas as ligações, de modo a dar as boas-vindas aos clientes.
- Unidade de Resposta Audível (URA) – Também conhecida como atendedor automático, é utilizada para atender ao cliente de forma automatizada. É possível criar menus, armazenar frases digitalizadas e monitorar as ligações online, entre vários outros recursos.
- Correio de Voz – Quando não é possível atender ao contato, o cliente recebe a opção de gravar uma mensagem de voz, que será armazenada em um banco de dados e endereçada à pessoa de interesse.
- Encaminhamento de Chamadas – Permite que o número de destino da ligação seja modificado para um número virtual, de modo a permitir que as ligações sejam atendidas até mesmo por funcionários e colaboradores que não estejam nas dependências da empresa.
- Estatísticas de Chamadas – Oferece a possibilidade de controlar todo o histórico de chamadas, bem como as gravações telefônicas. Outra possibilidade é a geração de relatórios para análise e comparação.
- Fila de Ligações – Se quem receber a ligação estiver ocupado, novos atendentes podem ser colocados em uma fila, até que a pessoa a quem a ligação foi feita esteja disponível.
- Toques em Grupos – As ligações podem ser recebidas, ao mesmo tempo, por mais de uma pessoa e em lugares diferentes.
Existem vários outros serviços que podem ser oferecidos por um sistema de gestão de ligações, de modo a oferecer exatamente o que cada empresa precisa. Todos os serviços que foram citados acima estão disponíveis através do PABX IP Asterisk, e o que é melhor: de forma nativa e sem precisar utilizar nenhum tipo de licença.
Qual é o Melhor Sistema de Gestão de Ligações Para Minha Empresa?
Não há apenas uma resposta a essa pergunta, já que cada empresa possui diferentes necessidades e, consequentemente, um sistema de gestão de ligações que melhor lhe atenda. Por isso, é preponderante pesquisar bastante a respeito das opções que são oferecidas no mercado, até encontrar o sistema ideal.
Essa pode ser uma tarefa difícil de ser executada sozinha ou por pessoas que não entendam muito bem o funcionamento dos sistemas. Para assegurar que a gestão de ligações seja feita com excelência e proporcione todos os resultados esperados, a melhor opção é procurar uma empresa especializada e expor todas as necessidades, preferências e condições, a fim de receber a sugestão mais assertiva possível.
Se a sua empresa precisa de ajuda para a escolha de um sistema de gestão de ligações, a Sincronismo é a empresa perfeita para isso. Referência no segmento de telecomunicações, a Sincronismo disponibiliza diferentes produtos e serviços aos clientes, sempre oferecidos de acordo com cada característica, preferência e necessidade.
Ao optar pelo PABX IP Asterisk da Sincronismo, que é uma das várias soluções oferecidas, a gestão de ligações poderá ser feita da melhor maneira possível e os clientes terão um atendimento de primeira qualidade, que superará suas expectativas.
